Estimado Cliente,

Vivemos um mundo de forte evolução técnica, o que nos obriga a estar muito atentos à mesma, sob pena de ficarmos para trás e não sermos competitivos. O nosso Gabinete tem tido uma cultura de estar sempre atento a tal evolução e por isso mesmo, mais uma vez, nos apercebemos da evolução da lei que rege a vida das empresas, adaptando-a à evolução técnica. Efectivamente fomos recentemente confrontados com a permissão legal de podermos destruir toda a nossa documentação física contabilística, logo a seguir à entrega respectiva da declaração do IVA, desde que a tenhamos digitalizada em arquivo próprio, disponibilizando-nos espaço de arquivo. Para esse efeito o nosso Gabinete vai fazer um contracto informático que nos permitirá disponibilizar aos clientes a possibilidade de disporem de um arquivo digital, que facilitará muito o envio da documentação contabilística, já que o podem fazer em sistema online, evitando deslocações e transporte de documentos, sendo a contabilidade feita e tratada a partir desse arquivo. Para podermos contar com esta facilidade o nosso Gabinete pagará uma renda mensal desse programa e cada cliente que queira dispor desta facilidade suportará por mês apenas o custo mensal de 10,00 € mais o Iva devido, que normalmente não é custo porque é deduzido.

Desta forma de seguida procuramos equacionar o funcionamento de tal sistema:

1º - O nosso Gabinete e o Cliente respectivo, terão acesso ao arquivo digital, para o qual transferirão toda a sua documentação contabilista, quando for recebida digitalizada, ou digitalizando-a quando a tiver em papel. Se não tiverem possibilidade de a digitalizarem, têm de ter o trabalho de no-la entregar em papel para que sejamos nós a digitalizá-la.

2º - O responsável do nosso Gabinete pela contabilidade respectiva, acompanhará a evolução desse arquivo digital e trabalhará toda a documentação, separando-a por diários e classificando-a normalmente, a fim de que não haja erros, uma vez que tal arquivo está ligado ao nosso programa contabilístico.

3º - Depois da contabilidade do mês ou do trimestre, quando for o caso, ser feita e ser enviada a declaração do Iva, o responsável pela contabilidade informará o cliente de que já pode destruir a documentação contabilizada.

Este sistema para além das vantagens referidas, inerentes a deslocações, transporte e destruição de documentos, minimizando-se os custos com o seu arquivo físico, permite ainda que o cliente ou a quem ele aceda a senha tenha acesso a toda a documentação, de uma forma simples e rápida, tendo apenas que ter acesso à NET. Outra vantagem é a detecção fácil de erros. De facto, suponhamos que o cliente tem dúvidas se entregou já um documento contabilístico. Não há problemas pois pode voltar a introduzi-lo no arquivo digital que automaticamente o rejeita se já lá estiver, como rejeita documentos com contribuintes errados, reduzindo muito os erros. Claro que como compreenderão este sistema implica outras responsabilidades e trabalho, mas que decorrem por nossa conta.

Assim, agradecemos que ponderem esta possibilidade para a vossa empresa e ponderem se pretendem ou não avançar para este novo sistema.

Com os meus melhores cumprimentos

A gerência